Podczas współpracy w zakresie Amazon Vendor z moimi klientami zauważyłem, że często pada pytanie odnośnie Chargeback’ów. To zagadnienie nie jest skomplikowane i większość osób po kilku pierwszych słowach wyjaśnienie od razu rozumie o co chodzi. Dlaczego zatem pytania o Chargeback’i nagminnie się powtarzają?

Zacznijmy od początku i wyjaśnijmy pojęcie Chargeback

W nomenklaturze Amazon Vendor oznacza „obciążenie zwrotne” – czyli na start wiemy, że jest to koszt dla naszej firmy. Tłumacząc dalej Chargeback’i to nic innego jak kary, które Amazon nalicza za niepoprawną realizację procesów. W panelu Vendor Central i w zakładce wsparcie znajdziemy nawet ogólną definicję:

Jeśli dostawca nie zachowuje zgodności, czyli nie przestrzega standardowych procesów lub nie spełnia określonych wymagań, generuje to dodatkową pracę i koszty dla naszej firmy (Amazon). Niektóre z tych dodatkowych kosztów odzyskujemy za pośrednictwem odliczeń, zwanych obciążeniami zwrotnymi.

Dlaczego Amazon nie nazwał tego obciążenia karą? Ponieważ księgowanie kary jako koszt jest problematyczne. Dlatego używamy sformułowania obciążenie zwrotne lub dopłata za niedotrzymanie warunków współpracy.

Gdzie znajdziemy Chargeback’i?

Obciążenia zwrotne możemy weryfikować z dwóch miejscach. Pierwszy z nich to specyfikacja płatności, którą znajdziemy w panelu Vendor Central, w zakładce „Payments”. Drugie miejsce to status naszego konta (ang. operational performance) w zakładce „Reports”.

Jakie dokumenty Amazon wystawia do Chargeback’ów i jak je księgować?

Amazon do obciążeń zwrotnych wystawia noty debetowe (Debit Note). Ponieważ, są to dokumenty nieobjęte opodatkowaniu (w odróżnieniu od not debetowych i obciążeniowych, które otrzymujemy do warunków cenowych – CoOp) możemy je zaksięgować bezpośrednio w koszty. Wartość Chargeback’u zostanie skompensowana z wypłacanymi środkami za nasze faktury.

Za co Amazon nalicza Chargeback’i?

Pytanie bardziej powinno brzmieć: za co Amazon nie nalicza Chargeback’ów? „Potykaczy” jest sporo i zostały one podzielone na kilka sekcji i podpunktów. Zależało mi, żeby publikacja był zwięzła, dlatego zdecydowałem się na ogólny opis obciążeń. Natomiast szczegółowe informacje znajdziecie w panelu Vendor Central.

Jak uniknąć Chargeback’ów?

Oczywiście złotą radą jest: postępuj zgodnie z zasadami Amazon. Niestety nie zawsze jest to takie proste, tym bardziej, że w niektórych przypadkach jesteśmy po prostu zależni od strony trzeciej (przewoźnika, magazynu, księgowość, działu IT, itp.). Na szczęście jest też światełko w tunelu. Amazon przewiduje pewien bufor na błędy, a jego próg jest zależny od rodzaju przewinienia.

Zdarzają się również sytuacje, w których Amazon bezpodstawnie naliczy Chargeback. Jak wtedy się zachować? Po pierwsze należy sprawdzić jak wysoka jest kwota obciążenia. Czasami jest ona na tyle niska, że nie opłaca się angażować pracownika, ponieważ jego czas będzie nas więcej kosztował niżeli odzyskane środki. W innym przypadku, jeżeli Chargeback jest wysoki to możemy się od niego odwołać zakładając w panelu Vendor Central reklamację/spór. Z doświadczenia wiem, że udowadniając swoją rację Amazon w większości przypadków zwraca skompensowane środki.

Podsumowanie

Często słyszę, że Amazon Vendor „okrada” nas nie wypłacając należności. Natomiast rzeczywistość jest trochę inna. Wiele roszczeń wynika po prostu z nieznajomości warunków współpracy. Inną kwestią jest brak analizy specyfikacji płatności, w której znajdziemy wszystkie ruchy na saldzie (zarówno obciążenia jak i przychody). Owszem Amazon Vendor ma swoje wady, ale żaden marketplace nie jest idealny.

Jeżeli podobał Ci się mój artykuł to proszę zostaw krótki komentarz. Dla Ciebie jest to kilka sekund, a dla mnie znaczy bardzo dużo i motywuje do przygotowania kolejnych publikacji.

Jeżeli potrzebujesz pomocy z zakresu obsługi i sprzedaży na platformie Vendor Central lub chciałbyś się dowiedzieć czegoś innego to jestem do dyspozycji i zapraszam do współpracy.

Jak bumerang wraca do mnie pytanie, w jaki najszybszy i najłatwiejszy sposób rozpocząć ekspansję międzynarodowych rynków e-commerce.

Co zrobić, żeby część biznesu przenieść za granicę i zacząć zarabiać w EUR? Na pewno musimy sobie odpowiedzieć na kilka istotnych pytań oraz oszacować skalę naszego biznesu, a co za tym idzie naszych możliwości.

Postaram się w prosty i przystępny sposób opisać proces uruchomienia sprzedaży międzynarodowej. Artykuł podzieliłem na trzy główne części:

1. Od jakiego kraju zacząć i jaką formę działalności powinniśmy wybrać?
2. Krok po kroku jak rozpocząć biznes za granicą z uwzględnieniem kwestii prawnych i podatkowych.
3. Podsumowanie kosztów stałych.

Ważne! Pamiętajmy, że sprzedaż internetowa jest bardzo dynamicznie rozwijającą się dziedziną handlu. Dlatego wszelkie informacje, które znajdujemy w Internecie należy na bieżąco weryfikować i konsultować.

Wybór kraju

Wybór kraju, od którego rozpoczniemy nasza przygodę z handlem międzynarodowym jest dość istotny. Dwa najczęściej wybierane kierunki to Anglia i Niemcy. Atutem rynku brytyjskiego bez wątpienia jest kwestia językowa. Ale nie dlatego, że mieszka tam dużo naszych rodaków lecz w Polsce nie będziemy mieć problemu ze znalezieniem pracownika biegle posługującego się językiem angielskim. W sumie to chyba jedyny argument, który przekonuje mnie do wyboru tego kraju –  innych jego zalet nie widzę ? Rynek niemiecki bez wątpienia będzie dużo lepszym rozwiązaniem na start. Głównie z powodów logistycznych. Ponadto Niemcy szybko „pomogą” nam zrozumieć jak działa handel międzynarodowy i postawią przed nami szereg wyzwań prawno-księgowo-podatkowych. Dlaczego jest to dobre? Ponieważ „apetyt rośnie w miarę jedzenia”. Jeżeli poradzimy sobie z wymogami rynku niemieckiego to żaden inny kraj nie będzie dla nas przeszkodą. W związku z tym niniejszy artykuł opracowałem na podstawie tego rynku.

Być może rynek niemiecki jest moim subiektywnym wyborem, ponieważ większość wiedzy i doświadczenia w e-handlu zdobyłem sprzedając właśnie u naszych zachodnich sąsiadów.

Wybór odpowiedniej formy prawnej

Każdy z nas prowadząc biznes musiał podjąć decyzję jak forma prawna będzie dla niego najlepsza. Oczywiście najczęściej zaczynamy od jednoosobowej działalności gospodarczej, która później ewoluuje w podmiot bardziej złożony. Zakładam, że większość będzie sprzedawać przez podmiot prawny jakim jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Niemniej opiszę 4 różne formy.

Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG) – wielokrotnie słyszałem i czytałem stwierdzenia, że prowadząc działalność gospodarczą nie możemy sprzedawać na platformach zagranicznych lub w ogóle za granicą. Nic bardziej mylnego. Ważne, żeby mieć świadomość iż w Unii Europejskiej możemy prowadzić tylko jedną działalność tego typu. Oznacza to, że w każdym z krajów będziemy występować osobowo jako „Jan Kowalski”. JDG to z pewnością najtańsza i najprostsza opcja. Jej największymi zaletami są szybki i łatwy dostęp do środków oraz ich gospodarność. Dodatkowo korzystając z tego rozwiązania w łatwy sposób będziemy mogli ukryć nasze polskie korzenie (klient dopiero po otrzymaniu przesyłki dowie się, że zakupił towar od polskiej firmy). Za JDG na pewno nie przemawia odpowiedzialność, która dotyka całego prywatnego majątku (w razie problemów odpowiadamy za szkodę osobowo) oraz mało profesjonalny wizerunek.

Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – jest kompromis miedzy kosztami, a odpowiedzialnością i wiarygodnością. Co prawda nasza polskość na platformach sprzedażowych będzie trudniej ukryć ale nie ma rzeczy niemożliwych. Ważne, że ta forma prawna zabezpiecza udziałowców (chyba, że szkoda będzie wykonana z pełną świadomością), a pamiętajmy, że prawo zagraniczne, tym bardziej niemieckie, nie wybacza błędów.

Będąc przy spółce z o.o. warto się również zastanowić nad kwestią prezesa. Prowadząc sprzedaż międzynarodową, warto żeby taka osoba mówiła przynajmniej w j. angielskim. Ułatwi to bardzo komunikacje np. z bankami. Alternatywnie można powołać pełnomocnika ze znajomością j. niemieckiego  i udzielić mu pełnomocnictwa ogólnego. Uważam, że wsparcie takiej osoby, to duże udogodnienie. Tym bardziej, że od czasu do czasu będziemy musieli skontaktować się z urzędami lub platformami sprzedażowymi.

Niemiecka spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) – pod względem wizerunkowym jest to najlepsza opcja. Posiadając spółkę GmbH dużo łatwiej rozmawia się z kontrahentami oraz z klientami. Zaryzykowałbym nawet stwierdzenie, że z pomocą spółki niemieckiej dwukrotnie szybciej będziemy rozwijać sprzedaż zagraniczną. Niestety prowadzenie takiego podmiotu wiąże się z dodatkowymi kosztami. Przede wszystkim będziemy potrzebować realne biuro w Niemczech (cowork lub skrzynka nie wystarczą). Następnym czynnikiem generującym dodatkowe opłaty będzie niemiecka księgowość. Na rynku znajdziemy wiele ofert od 300-400 EUR do 1200 EUR (za podstawowe czynności). Miejmy jednak na uwadze, że najtańszy nie znaczy najlepszy. W Niemczech wysokość wynagrodzenie biura rachunkowego ustala ustawodawca. Dlatego w wielu tanich przypadkach (głównie pod koniec roku) możemy otrzymać fakturę wyrównującą lub innego rodzaju dokument naliczający dodatkowe opłaty (np. za elektroniczne przetwarzanie danych). Spółka niemiecka powinna posiadać również pracownika. Jest to zabezpieczenie przed podważeniem instancji podmiotu – bez odpowiednich zabezpieczeń niemiecki urząd skarbowy może podważyć zasadność prowadzenia spółki GmbH (dzieje się tak głównie wtedy, gdy wszystkie procesy oraz cała struktura znajduje się na terytorium Polski, a GmbH jest tylko do celów wizerunkowych).

Struktura rozbudowana – jest najbardziej profesjonalną, najbezpieczniejszą, najlepszą wizerunkowo i bez dwóch zdań najbardziej kosztową formą prowadzenia biznesu (względem 3 wcześniejszych opcji). Rozwiązanie składa się zazwyczaj z 2 (lub więcej) form prawnych oraz jednoosobowej działalności gospodarczej. Niemiecka spółka GmbH jest sprzedawcą detalicznym do klientów zagranicznych. Właścicielem spółki niemieckiej jest spółka polska (sp. z o.o. lub sp. z o.o. sp. K), która również odpowiada za sprzedaż hurtową oraz import lub produkcję towarów. Na samym końcu łańcucha znajduje się JDG. Każdy z podmiotów odgrywa odpowiednia dla siebie rolę.

Krok po kroku jak rozpocząć biznes za granicą z uwzględnieniem kwestii prawnych i podatkowych.

Niemcy to biurokratyczny kraj z wieloma restrykcjami i bardzo sprawnie działającym prawem sądowym. Zanim zaczniemy sprzedawać w Niemczech należy wykonać szereg czynności. Szacowany czas, potrzebny na ich zrealizowanie to ok 3 miesiące. Niektóre z poniżej opisanych kwestii są przez sporą część polskich firm niesłusznie ignorowane co w przyszłości może zaowocować wieloma problemami. Ze względów bezpieczeństwa sugeruję zarejestrować się w każdej instytucji, która będzie niezbędna do prowadzenia naszego biznesu.

Poniżej lista zadań oraz czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem sprzedaży. Oczywiście zaczniemy od podstaw.

Siedziba/adres w Niemczech – wynajmując biuro w Niemczech zrobicie pierwszy krok do przekonania klienta, że jesteście poważną firmą. Zagraniczny adres pomoże wam również „ukryć”, że jesteście firmą z Polski. Wybierzcie taką siedzibę, która będzie działała na bieżąco, 5 dni w tygodniu, co najmniej po 8 godzin dziennie. W siedzibie musi być człowiek, który będzie was informował o zwrotach i co najważniejsze o korespondencji, która przychodzi. Dogadajcie się z biurem, żeby korespondencja, która do was przychodzi była jeszcze tego samego dnia skanowana i przesyłana w formie pdf na wasz adres email. Średni miesięczny koszt takiej usługi to ok. 100 EUR.

Niemiecki numer telefonu – będzie on potrzebny do weryfikacji tożsamości oraz do kontaktu z klientem. Proponuje wystartować z telefonem SIP’owym, którego jednorazowy koszt to 15 EUR. Później konto doładowujemy wg. zużycia (podobnie jak karty prepaid). Możecie również podpisać umowę na abonament komórkowy ale nie jest to konieczność (miesięczny koszt abonamentu jest zależny od operatora ale nie powinien przekroczyć 30 EUR).

Konto bankowe w niemieckim banku – jest niezbędne, żeby otrzymywać płatności w walucie EUR. Do założenia na pewno będzie potrzebne notarialne tłumaczenie umowy spółki oraz krs. Ja osobiście polecam Deutsche Bank, ponieważ działa najsprawniej i ma przyjemny panel do zarządzania online. Miesięczny koszt utrzymania konta to ok 15 EUR. Dodam jeszcze, że niemiecki system bankowy jest bardzo archaiczny i wiele z rozwiązań, z których w Polsce korzystamy od lat w kraju za Odrą pojawia się dopiero teraz (Polska posiada jeden z najbardziej rozwiniętych systemów bankowych na świecie).

Ok, podstawy za nami, teraz trochę biurokracji.

VAT EU – może jest to oczywiste ale wolę o tym przypomnieć ? Pamiętajcie, że do prowadzenia sprzedaży międzynarodowej musimy posiadać europejski numer VAT (NIP z początkiem PL). Upewnijcie się w biurze rachunkowym, czy na pewno jesteście zarejestrowani do VAT EU.

Niemiecki numer NIP – w Niemczech występują 2 typy numerów NIP. Oczywiście oba służą do identyfikacji podatkowej. Pierwszy z nich to numer ogólny, którym posługujemy się w komunikacji z urzędem skarbowym. Drugi z nich to odpowiednik wyżej opisanego VAT EU. Musicie posiadać oba te numery.

VAT-21 – po otrzymaniu niemieckich numerów podatkowych powinniśmy w Polsce złożyć odpowiednią deklarację. Wspomniany dokument informuje polski urząd skarbowy, że podatek VAT, za transakcje dokonane u naszych zachodnich sąsiadów, będziemy odprowadzać do niemieckiego urzędu skarbowego. Zabieg ten pozwoli na skorzystanie z niższej stawki podatkowej (w Niemczech podatek VAT wynosi 19%). Analogicznie nie musimy przejmować się limitami sprzedaży wysyłkowej (dla Niemiec jest to 100.000,00 EUR).

ELSTER –  to system do składania deklaracji podatkowych online w Niemczech. Bardzo pomocne narzędzie dla waszego biura rachunkowego. Istotną kwestia jest czas rejestracji w ELSTER – trwa ona do 2 miesięcy. W Niemczech deklaracje VAT składamy miesięcznie.

Zaświadczenie 22f (Bescheinigung 22f) – od 1 stycznia 2019 obowiązuje w Niemczech ustawa, która przenosi odpowiedzialność za niezapłacony podatek VAT na platformy sprzedażowe. Zaświadczenie 22f otrzymujemy indywidualnie od niemieckiego urzędu skarbowego. Dokument informuje, że jesteśmy czynnym płatnikiem VAT w Niemczech (podmioty, które nie są czynnymi płatnikami VAT w Niemczech i nie posiadają niemieckich numerów podatkowych mogą alternatywnie złożyć odpowiednie oświadczenie).

Podstawowe wymogi urzędowe mamy już opisane ale niestety to jeszcze nie koniec biurokracji. Przed nami jeszcze kilka kwestii prawnych.

LUCID – od 1 stycznia 2019 weszła w Niemczech jeszcze jedna ustawa dotycząca ilości wprowadzanych opakowań na rynek tzw. Verpackungsgesetz. Zanim rozpoczniemy sprzedaż w Niemczech musimy zgłosić naszą firmę do publicznego rejestru LUCID. W rejestrze deklarujemy wagi wprowadzanych na rynek opakowań wg. ich rodzaju (szkło, papier, metale, aluminium,        tworzywa sztuczne, mieszane kartony po napojach, inne mieszane opakowania oraz inne tworzywa). Więcej informacji na ten temat znajdziemy na stronach internetowych VerpackG: https://verpackungsgesetz-info.de/ lub LUCID: https://lucid.verpackungsregister.org/. Rejestracja w LUCID jest obowiązkowa. Jeżeli tego nie zrobimy możemy otrzymać bardzo wysokie kary finansowe.

EAR – rejestracja w tej instytucji jest tylko wtedy konieczna, kiedy sprzedajemy do klienta końcowego produkty zawierające elektronikę. EAR to instytucja do której zgłaszamy elektrośmieci wprowadzane na rynek niemiecki. Podobnie jak w przypadku opakowań jesteśmy zobowiązani do składania deklaracji z wagami oraz utylizację starych urządzeń. W utylizacji pomoże nam jedna z firm, które znajdziemy na stronie EAR: https://www.stiftung-ear.de/de/herstellerbevollmaechtigte/garantie/neue-garantie/teilnahme-am-herstellergarantiesystem. W EAR mogą się zarejestrować wyłącznie podmioty niemieckie. Firma Polska musi dokonać rejestracji przez pełnomocnika niemieckiego (lista pełnomocników znajduje się we wcześniejszym linku). Podobnie wygląda kwestia składania deklaracji – musi się to odbywać przez firmę pośredniczącą.

Regulaminy (AGB) – regulamin w DE muszą posiadać odpowiednią strukturę i zapisy prawne. Nie możemy sobie sami wymyślić regulaminu i po prostu go opublikować. Musi to zostać zrobione wg. odpowiedniego schematu. Koszt przygotowania profesjonalnego regulaminu przez prawnika niemieckiego to wydatek rzędu od 300 do 1000 EUR (w zależności od skomplikowania biznesu). Możemy się również posiłkować firmami typu TrustedShops i od nich uzyskać odpowiednie teksty prawne.

Prawo odstąpienia od umowy (Widerrufsbelehrung) – jest to jedna z części regulaminu, która musi zostać osobno zapisana. Tutaj musicie również załączyć wzór pisemnego odstąpienia od umowy dla waszych klientów.

Internetowa platforma do rozstrzygania sporów – pomaga konsumentom znaleźć odpowiednie rozwiązanie do rozwiązania problemu. Informacja na temat tej platformy musi być zawarta na każdym portalu, w którym sprzedajemy oraz w naszych sklepach internetowych. Brak informacji o istnieniu platformy może wiązać się z karami finansowymi. Jest to ogólnoeuropejski wymóg, który powinniśmy stosować również w Polsce. Więcej informacji na ten temat znajdziemy na stronie internetowej: https://ec.europa.eu/.

Polityka prywatności (DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung) – podobnie jak w Polsce również w Niemczech jest głośno na temat ochrony danych osobowych dlatego polityka prywatności powinna byś skrupulatnie opisana i odnosić się do danych, które wykorzystujemy. Na szczęście z pomocą przychodzi wiele pomocnych narzędzi, które pomagają przygotować odpowiednie teksty prawne. Wystarczy, że w wyszukiwaniu google wpiszemy „Datenschutz-Generator”.

Pora na konkrety związane z uruchomieniem sprzedaży. Większość z nas identyfikuje sprzedaż zagraniczną z Amazon. Oczywiście nie podważam pozycji światowego giganta sprzedaży e-commerce ale zaznaczam, że nie jest to jedyna opcja ekspansji rynków zagranicznych. Kluczem do sukcesu jest Omnichannel. Obok Amazon wykorzystujmy różne narzędzia do rozwoju naszego biznesu: ebay (globalnie), Groupon (globalnie), cDiscount (Francja), ePrice (Włochy), Worten (Hiszpania i Portugalia), Bol (Holandia i Belgia) itp. Możemy również skorzystać z platform branżowych (otto, ManoMano) oraz w rosnących na sile platform sklepowych (Real, Lidl).

System do zarządzania sprzedażą – uruchomienie i konfiguracja kont na platformach sprzedażowych to jedno ale czym później obsłużyć sprzedaż? Jak zarządzać zamówieniami oraz stanami magazynowymi? Jak generować i przekazywać dokumenty? Jak automatyzować procesy? Żeby nie zaklikać się na śmierć musimy wdrożyć narzędzie, które wesprze i zautomatyzuje sprzedaż. Wybór najlepszego z nich jest często podyktowany skalą biznesu oraz zapleczem IT, które posiadamy do obsługi krajowej sprzedaży. Na rynku (nie tylko polskim) mamy wiele różnych rozwiązań i wskazanie lidera jest w zasadzie niemożliwe. W swojej karierze wykorzystywałem najczęściej: Baselinker (Polska), PrestaShop (globalnie), Afterbuy (Niemcy), plentymarkets (Niemcy i Anglia). Najpopularniejszy z tych systemów (i chyba najtańszy) to Baselinker.
Obecnie pracuje na autorskim systemie 2AV przeznaczonym głównie dla dużych podmiotów, który posiada integracje z najpopularniejszymi europejskimi platformami sprzedażowymi B2C oraz B2B. System 2AV możemy wykorzystać jako kompleksowe narzędzie do prowadzenia własnego biznesu zagranicą. Posiada on również integracje z najpopularniejszymi polskimi ERP’ami.

Najbardziej znanymi zagranicznymi platformami sprzedażowymi są bez wątpienia Amazon oraz ebay. Obaj potentaci maja zalety i wady. Największym atutem Amazon jest możliwość skorzystania jego z procesów fulfilment tzw. FBA (Fulfilment by Amazon). Drugi z potentatów nie posiada takich rozwiązań ale dzięki niemu szybciej zdobędziemy pierwszych, zagranicznych klientów.

Ebay – to platforma, od której (moim zdaniem) powinniśmy rozpocząć. Głównie dlatego, że otrzymamy szybciej pierwsze zamówienia. Stały miesięczny koszt utrzymania konta na ebay to niecałe 35 EUR. Oczywiście do wyboru mamy też droższe abonamenty ale na start najtańsza opcja powinna wystarczyć. W każdej chwili możemy podnieść plan usług. W kwocie abonamentu miesięcznego otrzymujemy manager sprzedaży, sklep ebay oraz proste narzędzia BI. Więcej informacji na temat abonamentów i korzyści z nich płynących znajdziemy na stronie ebay: https://verkaeuferportal.ebay.de/vorteile-eBay-Shops. Abonament to nie jedyny koszt jaki przyjdzie nam pokryć przy sprzedaży na ebay. Oferując produkty na tej platformie musimy się również liczyć z prowizją (zazwyczaj jest to ok. 12% od kwoty sprzedaży brutto) oraz z pobocznymi opłatami (np. za korzystanie z bardziej rozbudowanej galerii zdjęć). Również PayPal, czyli główna metoda płatności na ebay jest dodatkowo płatna.

PayPal – jest głównym systemem płatności na ebay (podobnie jak payu na Allego). Opłaty za korzystanie z tej formy płatności są zależne od wysokości obrotów i zaczynają się od 2,5% + opłata manipulacyjna w wysokości 0,35 EUR. Ponieważ PayPal jest traktowany jako instytucja finansowa, założenie konta będzie wiązało się z weryfikacja tożsamości. Istotną kwestią jest również kraj, w którym zakładamy konto. Jeżeli konto założymy w Polsce to system wymusi na nas podpięcie konta bankowego w PLN.

Amazon – to obecnie największa platforma handlowa na świecie. Z Amazon można współpracować na 2 sposoby: detaliczny przez Seller Central oraz hurtowy przez Vendor Central. To w jaki sposób będziemy działać z gigantem zależy od wielu czynników. Z Seller Central mogą skorzystać wszyscy sprzedawcy natomiast platforma Retail jest skierowana przede wszystkim do producentów i bezpośrednich dystrybutorów.

Amazon Seller Central – miesięczny koszt utrzymania panelu do sprzedaży detalicznej to niecałe 50 EUR. W tej kwocie otrzymujemy manager sprzedaży oraz dostęp do 5 głównych rynków Europy (Niemcy, Anglia, Francja, Włochy oraz Hiszpania). Dodatkowo każda z transakcji jest obarczona prowizją w wysokości 15% od kwoty brutto. Amazon nie pobiera opłat za korzystanie z ich systemu płatności czy sklepu Amazon Brand Store.
Dodatkowe koszty pojawiają się dopiero przy korzystaniu z opcji Fulfilment by Amazon. Dzięki wykorzystaniu FBA nasze oferty zyskają logo „Prime” i będą wyżej pozycjonowane (lub będą częściej zdobywać Buy Box). Ponadto logistyka Amazon przyczyni się do szybszej realizacji zamówień i w przypadku problemów z dostawą weźmie wszelkie nieprzyjemności na siebie (Amazon „chętniej” usuwa negatywne opinie związane z logistyką jeżeli korzystamy z FBA).

Amazon Vendor Central – za korzystanie z tego systemu nie ponosimy żadnych opłat. Ewentualnymi kosztami są warunki cenowe oraz swego rodzaju kary za niedotrzymanie warunków umowy. Współpracując z Amazon w modelu B2B zyskujemy wiele relatywnych korzyści. Przede wszystkim odpadają nam wszelkie tematy związane z rejestracją podatkową i limitami sprzedażowymi, ponieważ będziemy działać jako podmiot Polski. Ponadto, nie musimy przejmować się posprzedażową obsługą klienta oraz zwrotami towarowymi (to leży w gestii Amazon). Również najbardziej problematyczny czynnik jakim jest logistyka do klienta końcowego jest po stronie naszego partnera B2B (my „tylko” dostarczamy towar do center logistycznych Amazon). Niestety ta forma sprzedaży nie jest dla wszystkich i również posiada wady. Największa z nich to zarządzanie ceną zarówno RRP jak i ceną sprzedaży. Chcąc podnieść cenę sprzedaży do Amazon musimy wypełnić odpowiedni dokument, a to i tak nie gwarantuje, że Amazon zaakceptuje zmiany.

W zależności co będziemy sprzedawać nie ograniczajmy się tylko do dwóch powyżej opisanych gigantów. W Europie jest wiele branżowych platform, których udział w rynku stale rośnie.

Na końcu został jeszcze temat logistyki – nie chodzi tylko o firmy transportowe ale również o rozwiązania magazynowe oraz fulfilment. Dla wielu z nas jest to największy generator błędów, a jak wspomniałem wcześniej, zarówno rynek niemiecki jak i same platformy sprzedażowe mają bardzo mały bufor dla wszelkich uchybień. Logistyka to obok Omnichannel drugi klucz to do sukcesu. Starannie dobierajmy partnerów, z którymi będziemy współpracować oraz wprowadźmy odpowiednie zapisy i zmiany w naszych kontach sprzedażowych, żeby utrzymać ich wysokie wskaźniki.

Podsumowanie kosztów stałych

Ostatnia część artykułu dotyczy miesięcznych kosztów stałych związanych z prowadzeniem sprzedaży międzynarodowej. W podsumowaniu nie uwzględniam opłat, które ponosimy z tytułu prowadzenia naszej polskiej działalności. Wyliczenia opieram o schemat z wykorzystaniem polskiej spółki z ograniczona odpowiedzialnością. Zaznaczam również, że są to szacunkowe, minimalne koszty i mogą się one różnić w zależności od ofert partnerów z którymi będziemy współpracować.

Oczywiście na początku pojawią się jeszcze różnego rodzaju opłaty urzędowe, koszty tłumaczeń dokumentów oraz pojedyncze płatności związane z uruchomieniem sprzedaży zagranicznej. Na szczęście nie ma tego dużo, a ich wysokość nie powinna przekroczyć 500 EUR.

Na wielu forach oraz grupach dotyczących sprzedaży międzynarodowej często pada prośba z podaniem biura rachunkowego/firmy, która pomoże nam zarejestrować się do VAT w Niemczech. Oczywiście wszystkim nam zależy na jak najniższych kosztach. Jednak niewielu zdaje sobie sprawę, że można to zrobić samemu i to zupełnie ZA DARMO. Wystarczy wypełnić i wysłać kilka formularzy ale sam proces jest bardzo prosty i nie wymaga specjalistycznej wiedzy księgowo-podatkowej.

Od czego zacząć? Przede wszystkim sprawdźmy, czy nasza polska firma posiada europejski numer NIP. Może jest to oczywiste ale już kilka razy spotkałem się z sytuacją, w której klient dopiął wszystkie niemieckie formalności, a w Polsce zapomniał o rejestracji VAT EU.

W drugim kroku musimy sprawdzić pod jaki Urząd Skarbowy w Niemczech będziemy podlegać. Przynależność do Urzędu Skarbowego zależy od pierwszej litery nazwiska (w przypadku działalności gospodarczej) lub od pierwszej litery w nazwie naszej firmy (w przypadku spółek osobowych i kapitałowych). Poniżej wykaz podziału na dzień 19 stycznia 2020 roku.

Od litery „A” do litery „G” – Urząd Skarbowy w Hameln
Od litery „H” do litery „L” – Urząd Skarbowy w Oranienburg
Od litery „M” do litery „R” – Urząd Skarbowy w Cottbus
Od litery „S” do litery „Ź” – Urząd Skarbowy w Nördlingen

Formalności zaczynamy od pobrania formularza o nazwie „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”, na podstawie którego niemiecki Urząd Skarbowy rozpocznie proces nadawania numerów NIP (Tak! Nie otrzymamy jednego lecz 2 numery NIP). Formularz znajdziemy na każdej ze stron powyższych Urzędów Skarbowych.

WAŻNE! Formularze różnią się w zależności od formy prawnej podmiotu i dzielimy je na 3 typy:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza
• Spółka kapitałowa
• Spółka osobowa

Poniżej zamieszczam link do strony z formularzami:
https://fa-oranienburg.brandenburg.de/cms/detail.php/bb1.c.375002.de

Następnie czeka nas uzupełnienie formularza. Zdaję sobie sprawę, że nie każdy włada j. niemieckim dlatego przygotowałem i uzupełniłem (oczywiście fikcyjnymi danymi) przykładowy formularz dla Jednoosobowej Działalności Gospodarczej.

PDF

Tak przygotowany formularz wysyłamy na adres Niemieckiego Urzędu Skarbowego, pod który podlegamy i czekamy na odpowiedź tudzież przyznanie numerów NIP. Dodatkowo (nie jest to wymóg konieczny) możemy załączyć zaświadczenie o rezydencji podatkowej (dwujęzyczny wniosek znajdziemy na stronie Niemieckiego Urzędu Skarbowego – link powyżej).

Zapewne pojawi się pytanie „ile czasu może potrwać nadanie niemieckiego NIP’u”? Otóż Urząd Skarbowy ma na to 6 miesięcy czasu z możliwością wydłużenia o kolejne 3 miesiące. Spokojnie! To tylko teoria. W praktyce nie jest tak źle. Średnio będziemy czekać ok 1 miesiąca ale jeżeli w ciągu 45 dni roboczych nie otrzymamy odpowiedzi to warto zadzwonić do Urzędu i zapytać się jaki jest status sprawy.

Z Urzędu powinny przyjść 3 listy. Pierwszy z listów poinformuje nas, jak został rozpatrzony formularz (pozytywnie/negatywnie) oraz czy został nadany numer NIP. Drugi z listów będzie oficjalnym powiadomieniem o nadaniu niemieckiego numeru NIP (takiego z ukośnikami 123 / 123 / 12345). Jest to indywidualny numer wewnętrzny nadawany do kontaktu z Urzędem Skarbowym. W trzecim liście otrzymamy numer, który nas najbardziej interesuje czyli ten z początkiem „DE” – niemiecki numer VAT EU.

Również do zgłoszeń deklaracji podatkowych nie trzeba posiadać specjalistycznej wiedzy. Wystarczy skrupulatnie analizować raporty sprzedażowe, zarejestrować się w ELSTER i elektronicznie składać deklaracje VAT. Więcej na ten temat opiszę w osobnym artykule.

Zgłoszenie do VAT EU w innych krajach wygląda podobnie. Nie są to zabiegi skomplikowane, a można zaoszczędzić trochę pieniędzy.

Warto wiedzieć! Po otrzymaniu niemieckiego numeru NIP powinniśmy zgłosić ten fakt do platform sprzedażowych (Amazon Seller Central, eBay, Real, itp.). Następnie będziemy zobowiązani do przedłożenia zaświadczenia 22f potwierdzającego bycie czynnym płatnikiem VAT. W razie zainteresowania tym tematem proszę o informację, a postaram się przygotować interesujący artykuł.

Na wstępie chciałbym krótko nawiązać do Amazon Seller Central i usłudze Fulfilment By Amazon (FBA), która jest często mylona ze sprzedażą hurtową do Amazon. Amazon Seller Central jest platformą do sprzedaży detalicznej, podobnie jak eBay lub Allegro (oczywiście z szeregiem wielu znaczących różnic). Natomiast FBA jest wyłącznie usługą logistyczną, świadczoną dodatkowo i odpłatnie przez Amazon dla Sprzedawców. FBA ma na celu usprawnienie procesów fulfilment: kompletacji zamówienia, pakowania towaru oraz wysyłki paczki. FBA nie jest sprzedażą B2B do Amazon! Sprzedający (Seller), korzystając z usług logistycznych Amazon (FBA), nadal pozostaje stroną dla klienta końcowego, wystawia rachunki/faktury i odpowiada za kwestie posprzedażowe.

Pod skrótem FBA jest jeszcze wiele innych procesów, ale zależało mi na prostym i czytelnym przekazie, że nie jest to sprzedaż hurtowa.

Czym jest Amazon Vendor?

Właśnie tym, czym nie jest Amazon FBA 😉 A tak na poważnie, to jest formą sprzedaży B2B do Amazon. W tym modelu biznesowym Amazon nabywa towar bezpośrednio od Dostawcy (ang. Vendor) i redystrybuuje go we własnej sieci.

Układ wydaje się prosty, prawda? Sprzedajemy towar do Amazon, dostarczamy go do magazynu, wystawiamy fakturę, Amazon płaci. Nic bardziej mylnego! Mimo wielu korzyści płynących z tej współpracy (które opisałem poniżej), Dostawca jest również obarczony wieloma obowiązkami.

No dobra Bartek, to jak to w końcu jest z tą sprzedażą hurtową do Amazon? Mam wysłać Jeff’owi maila z ofertą, a jego asystentka złoży zamówienie? Z drugiej strony, jak Chłop zbudował sobie rakietę i lata w kosmos na herbatkę, to na pewno wymyślił coś bardziej sprytnego!

Pewnie, że sprytnie wymyślił – przerzucił obowiązki na Dostawcę! Ten wynalazek to Amazon Vendor Central. W sumie to ta nazwa nie jest zbyt odkrywcza – zmienili jedno słowo z Seller na Vendor i ma śmigać.

Amazon Vendor Central to platforma do zarządzania ofertą oraz zamówieniami od Amazon, a w skrócie wygląda to tak:

1. Mamy platformę, na której umieszczamy ofertę – tworzymy kompletny listing z: tytułem, opisem, cechami szczególnymi, zdjęciami, ceną i szablonem graficznym.
2. Amazon na podstawie tej oferty składa zamówienie, w którym znajdują się: produkty, ilości, adres dostawy oraz okno dostawy (kiedy mamy dostarczyć produkty).
3. Zamówienie potwierdzamy w pełni, częściowo lub kompletnie odrzucamy (częściowa akceptacja lub odrzucenie zamówienia nie wpływa negatywnie na status konta).
4. Następnie musimy dokonać awizacji, czyli poinformować Amazon w jaki sposób (paczkami, paletami, ciężarówką, kontenerem), czym (jakim przewodnikiem) i kiedy dostarczymy towar.
5. Amazon również oczekuje od Dostawcy oznaczenia każdej jednostki transportowej etykietą SSCC, która informuje o zawartości przesyłki.
6. Zwieńczeniem procesu jest wystawienie faktury, przekazanie jej do Amazon i oczekiwanie na płatność.

Jakie są zalety sprzedaży przez Amazon Vendor Central?

Myślę, że jest tego sporo, ale nie chciałbym od razu zdradzać wszystkich. Musze sobie zostawić coś na później. Dobrze jest mieć takiego „królika w kapeluszu”, taką niespodziankę, która na końcu zrobi „WOW”. Wróćmy do konkretów i tego jakie korzyści daje nam ten model sprzedaży:

• Brak konieczności posiadania wielojęzycznego biura obsługi klienta – generalnie w ogóle nie mamy kontaktu z klientem.
• Reklamacje i zwroty od klientów końcowych są obsługiwane przez Amazon.
• Ograniczona ilość lokalizacji dostaw, do których wysyłamy towar.
• Optymalizacja kosztów dostawy przez paczki zbiorcze, palety, ciężarówki, kontenery.
• Dłuższy termin realizacji zamówień niż w modelu Amazon Seller Central.
• Znaczna część dostaw jest realizowana do magazynów Amazon w Polsce.
• Oferta jest zawsze sklasyfikowana jako „prime”.
• Prosta forma rozliczenia na zasadzie faktury WDT lub FVW.
• Brak konieczności rejestracji do OSS lub do VAT.
• Niższy status konta nie powoduje jego blokady – NIGDY!
• Składowanie towaru na magazynach Amazon i fulfilment, NIE są dodatkowo płatne.

Jakby nie patrzeć, to mamy rozwiązanie dla większości problemów, które występują w Seller Cental.

A jaka jest druga strona medalu?

Niestety każdy kij ma dwa końce i nie ma nic za darmo 🙁 Poniżej lista punktów, która nas trochę zaboli.

• Amazon Vendor działa na tzw. warunkach cenowych, które można porównać do prowizji.
• W cenie sprzedaży do Amazon musimy uwzględnić jego marżę do klienta końcowego.
• Zarządzanie ceną jest mocno ograniczone, a jej aktualizacja wymaga stosunkowo długiego czasu oczekiwania (Amazon może również odrzucić prośbę podwyżki ceny).
• Jeżeli podczas realizacji zamówień nagminnie będziemy popełniać błędy, Amazon naliczy nam obciążenia zwrotne (oczywiście podobnie jak przy Seller Central otrzymujemy pewien bufor błędu, a na kilka pierwszych tygodni współpracy „parasol ochronny”).
• Standardowy termin płatności to 60 dni.
• Musimy jakoś przekonać Amazon, żeby kupił od nas towar – inwestycje w marketing.

Więcej grzechów nie pamiętam albo nie są one aż tak istotne. Wszystko zazwyczaj wychodzi „w praniu”, ponieważ każdy Dostawca ma inne potrzeby. Wiele zależy również od produktu i jego specyfiki. Podpowiem, że warunki możemy też personalizować, bo raczej nie nazwałbym tego negocjacjami.

W każdym razie kreatywności nam nie brakuje i na pewno znajdziemy optymalne rozwiązania.

Dla kogo jest Amazon Vendor?

Samo zbieranie „skill-ów” na Seller Central nie wystarczy, żeby zostać Dostawcą Amazon. Program Amazon Vendor jest skierowany do konkretnej grupy firm, a uczestnictwo można nazwać pewnego rodzaju wyróżnieniem, ponieważ Dostawcą stajemy się wyłącznie na zaproszenie.

Bartek, a można konkretniej? Jakie są wymagania? Co musze zrobić, żeby zostać Dostawcą?

Amazon ma sprecyzowane warunki (którymi się oczywiście nie afiszuje), ale ich spełnienie nie gwarantuje, że przystąpimy do programu!

• Amazon Vendor jest wyłącznie dla Producentów i Bezpośrednich Dystrybutorów posiadających uprawnienia do reprezentowania danej marki.
• Dostawca musi posiadać prawa do marki, która jest zastrzeżona w jednym z europejskich urzędów (najlepiej w EUIPO).
• Produkty powinny posiadać historie na platformie Amazon (sprzedaż, opinie, pytania).
• Miesięczna sprzedaż produktów na Amazon powinna wynosić co najmniej 100 000 EUR.
• Wszystkie produkty, w sensie każde SKU, musi posiadać własny kody EAN (ale nie taki kupiony na eBay albo Allegro od Pana z wąsem).
• Dostawca powinien posiadać minimum 100 SKU w swojej ofercie.

W sporadycznych przypadkach Amazon jest skłonny do ustępstw. W zamian oczekuje zwiększenia nakładów finansowych w działania marketingowe jak Amazon Advertising.

Podsumowując sprzedaż przez Amazon Vendor Central jest kolejnym, wyższym modelem współpracy po Amazon Seller Central. Mimo pewnych obwarowań warto starać się o członkostwo w tym prestiżowym programie. Jako Dostawca otrzymujemy od Amazon duży wachlarz korzyści i rozwiązań optymalizujących.

Teraz Bartek wyciąga wcześniej wspomnianego „królika z kapelusza”.

Amazon Vendor Central nie jest najwyższym modelem współpracy! Amazon posiada w zanadrzu jeszcze jedno narzędzie (o ile tak to można nazwać), które maksymalnie optymalizuje koszty procesu sprzedaży i przy tym nie jest obarczone żadnymi dodatkowymi kosztami (mowa o warunkach cenowych). Tutaj musisz się jednak wykazać wyjątkowym kunsztem sprzedaży. Twojej obroty na Amazon powinny sięgać przynajmniej 500 000 EUR miesięcznie. W zamian możesz dwukrotnie zwiększyć swoją marżę netto!

Mam nadzieję, że spodobał Ci się mój artykuł. Jeżeli tak jest, to proszę poleć go dalej.

Na sam koniec zostawiłem autoreklamę 😉

Spełniasz warunki, o których pisałem w artykule i chciałbyś zostać Dostawcą Amazon? Daj znać! Sprawdzimy, czy wspólnymi siłami uda się to osiągnąć.

Jeżeli już jesteś Dostawcą Amazon, to przede wszystkim Gratuluję! Wiem jednak, że współpraca z Amazon Vendor nie zawsze jest kolorowa, dlatego proponuję pomoc. Razem z moim zespołem postaramy się zoptymalizować i zautomatyzować Twoją sprzedaż przez Amazon Vendor Central.

Do następnego!