„Bumerang” – jak rozpocząć ekspansję na międzynarodowe rynki e-commerce – CZĘŚĆ DRUGA.

Krok po kroku jak rozpocząć biznes za granicą z uwzględnieniem kwestii prawnych i podatkowych.

Niemcy to biurokratyczny kraj z wieloma restrykcjami i bardzo sprawnie działającym prawem sądowym. Zanim zaczniemy sprzedawać w Niemczech należy wykonać szereg czynności. Szacowany czas, potrzebny na ich zrealizowanie to ok 3 miesiące. Niektóre z poniżej opisanych kwestii są przez sporą część polskich firm niesłusznie ignorowane co w przyszłości może zaowocować wieloma problemami. Ze względów bezpieczeństwa sugeruję zarejestrować się w każdej instytucji, która będzie niezbędna do prowadzenia naszego biznesu.

Poniżej lista zadań oraz czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem sprzedaży. Oczywiście zaczniemy od podstaw.

Siedziba/adres w Niemczech – wynajmując biuro w Niemczech zrobicie pierwszy krok do przekonania klienta, że jesteście poważną firmą. Zagraniczny adres pomoże wam również „ukryć”, że jesteście firmą z Polski. Wybierzcie taką siedzibę, która będzie działała na bieżąco, 5 dni w tygodniu, co najmniej po 8 godzin dziennie. W siedzibie musi być człowiek, który będzie was informował o zwrotach i co najważniejsze o korespondencji, która przychodzi. Dogadajcie się z biurem, żeby korespondencja, która do was przychodzi była jeszcze tego samego dnia skanowana i przesyłana w formie pdf na wasz adres email. Średni miesięczny koszt takiej usługi to ok. 100 EUR.

Niemiecki numer telefonu – będzie on potrzebny do weryfikacji tożsamości oraz do kontaktu z klientem. Proponuje wystartować z telefonem SIP’owym, którego jednorazowy koszt to 15 EUR. Później konto doładowujemy wg. zużycia (podobnie jak karty prepaid). Możecie również podpisać umowę na abonament komórkowy ale nie jest to konieczność (miesięczny koszt abonamentu jest zależny od operatora ale nie powinien przekroczyć 30 EUR).

Konto bankowe w niemieckim banku – jest niezbędne, żeby otrzymywać płatności w walucie EUR. Do założenia na pewno będzie potrzebne notarialne tłumaczenie umowy spółki oraz krs. Ja osobiście polecam Deutsche Bank, ponieważ działa najsprawniej i ma przyjemny panel do zarządzania online. Miesięczny koszt utrzymania konta to ok 15 EUR. Dodam jeszcze, że niemiecki system bankowy jest bardzo archaiczny i wiele z rozwiązań, z których w Polsce korzystamy od lat w kraju za Odrą pojawia się dopiero teraz (Polska posiada jeden z najbardziej rozwiniętych systemów bankowych na świecie).

Ok, podstawy za nami, teraz trochę biurokracji.

VAT EU – może jest to oczywiste ale wolę o tym przypomnieć ? Pamiętajcie, że do prowadzenia sprzedaży międzynarodowej musimy posiadać europejski numer VAT (NIP z początkiem PL). Upewnijcie się w biurze rachunkowym, czy na pewno jesteście zarejestrowani do VAT EU.

Niemiecki numer NIP – w Niemczech występują 2 typy numerów NIP. Oczywiście oba służą do identyfikacji podatkowej. Pierwszy z nich to numer ogólny, którym posługujemy się w komunikacji z urzędem skarbowym. Drugi z nich to odpowiednik wyżej opisanego VAT EU. Musicie posiadać oba te numery.

VAT-21 – po otrzymaniu niemieckich numerów podatkowych powinniśmy w Polsce złożyć odpowiednią deklarację. Wspomniany dokument informuje polski urząd skarbowy, że podatek VAT, za transakcje dokonane u naszych zachodnich sąsiadów, będziemy odprowadzać do niemieckiego urzędu skarbowego. Zabieg ten pozwoli na skorzystanie z niższej stawki podatkowej (w Niemczech podatek VAT wynosi 19%). Analogicznie nie musimy przejmować się limitami sprzedaży wysyłkowej (dla Niemiec jest to 100.000,00 EUR).

ELSTER –  to system do składania deklaracji podatkowych online w Niemczech. Bardzo pomocne narzędzie dla waszego biura rachunkowego. Istotną kwestia jest czas rejestracji w ELSTER – trwa ona do 2 miesięcy. W Niemczech deklaracje VAT składamy miesięcznie.

Zaświadczenie 22f (Bescheinigung 22f) – od 1 stycznia 2019 obowiązuje w Niemczech ustawa, która przenosi odpowiedzialność za niezapłacony podatek VAT na platformy sprzedażowe. Zaświadczenie 22f otrzymujemy indywidualnie od niemieckiego urzędu skarbowego. Dokument informuje, że jesteśmy czynnym płatnikiem VAT w Niemczech (podmioty, które nie są czynnymi płatnikami VAT w Niemczech i nie posiadają niemieckich numerów podatkowych mogą alternatywnie złożyć odpowiednie oświadczenie).

Podstawowe wymogi urzędowe mamy już opisane ale niestety to jeszcze nie koniec biurokracji. Przed nami jeszcze kilka kwestii prawnych.

LUCID – od 1 stycznia 2019 weszła w Niemczech jeszcze jedna ustawa dotycząca ilości wprowadzanych opakowań na rynek tzw. Verpackungsgesetz. Zanim rozpoczniemy sprzedaż w Niemczech musimy zgłosić naszą firmę do publicznego rejestru LUCID. W rejestrze deklarujemy wagi wprowadzanych na rynek opakowań wg. ich rodzaju (szkło, papier, metale, aluminium,        tworzywa sztuczne, mieszane kartony po napojach, inne mieszane opakowania oraz inne tworzywa). Więcej informacji na ten temat znajdziemy na stronach internetowych VerpackG: https://verpackungsgesetz-info.de/ lub LUCID: https://lucid.verpackungsregister.org/. Rejestracja w LUCID jest obowiązkowa. Jeżeli tego nie zrobimy możemy otrzymać bardzo wysokie kary finansowe.

EAR – rejestracja w tej instytucji jest tylko wtedy konieczna, kiedy sprzedajemy do klienta końcowego produkty zawierające elektronikę. EAR to instytucja do której zgłaszamy elektrośmieci wprowadzane na rynek niemiecki. Podobnie jak w przypadku opakowań jesteśmy zobowiązani do składania deklaracji z wagami oraz utylizację starych urządzeń. W utylizacji pomoże nam jedna z firm, które znajdziemy na stronie EAR: https://www.stiftung-ear.de/de/herstellerbevollmaechtigte/garantie/neue-garantie/teilnahme-am-herstellergarantiesystem. W EAR mogą się zarejestrować wyłącznie podmioty niemieckie. Firma Polska musi dokonać rejestracji przez pełnomocnika niemieckiego (lista pełnomocników znajduje się we wcześniejszym linku). Podobnie wygląda kwestia składania deklaracji – musi się to odbywać przez firmę pośredniczącą.

Regulaminy (AGB) – regulamin w DE muszą posiadać odpowiednią strukturę i zapisy prawne. Nie możemy sobie sami wymyślić regulaminu i po prostu go opublikować. Musi to zostać zrobione wg. odpowiedniego schematu. Koszt przygotowania profesjonalnego regulaminu przez prawnika niemieckiego to wydatek rzędu od 300 do 1000 EUR (w zależności od skomplikowania biznesu). Możemy się również posiłkować firmami typu TrustedShops i od nich uzyskać odpowiednie teksty prawne.

Prawo odstąpienia od umowy (Widerrufsbelehrung) – jest to jedna z części regulaminu, która musi zostać osobno zapisana. Tutaj musicie również załączyć wzór pisemnego odstąpienia od umowy dla waszych klientów.

Internetowa platforma do rozstrzygania sporów – pomaga konsumentom znaleźć odpowiednie rozwiązanie do rozwiązania problemu. Informacja na temat tej platformy musi być zawarta na każdym portalu, w którym sprzedajemy oraz w naszych sklepach internetowych. Brak informacji o istnieniu platformy może wiązać się z karami finansowymi. Jest to ogólnoeuropejski wymóg, który powinniśmy stosować również w Polsce. Więcej informacji na ten temat znajdziemy na stronie internetowej: https://ec.europa.eu/.

Polityka prywatności (DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung) – podobnie jak w Polsce również w Niemczech jest głośno na temat ochrony danych osobowych dlatego polityka prywatności powinna byś skrupulatnie opisana i odnosić się do danych, które wykorzystujemy. Na szczęście z pomocą przychodzi wiele pomocnych narzędzi, które pomagają przygotować odpowiednie teksty prawne. Wystarczy, że w wyszukiwaniu google wpiszemy „Datenschutz-Generator”.

Pora na konkrety związane z uruchomieniem sprzedaży. Większość z nas identyfikuje sprzedaż zagraniczną z Amazon. Oczywiście nie podważam pozycji światowego giganta sprzedaży e-commerce ale zaznaczam, że nie jest to jedyna opcja ekspansji rynków zagranicznych. Kluczem do sukcesu jest Omnichannel. Obok Amazon wykorzystujmy różne narzędzia do rozwoju naszego biznesu: ebay (globalnie), Groupon (globalnie), cDiscount (Francja), ePrice (Włochy), Worten (Hiszpania i Portugalia), Bol (Holandia i Belgia) itp. Możemy również skorzystać z platform branżowych (otto, ManoMano) oraz w rosnących na sile platform sklepowych (Real, Lidl).

System do zarządzania sprzedażą – uruchomienie i konfiguracja kont na platformach sprzedażowych to jedno ale czym później obsłużyć sprzedaż? Jak zarządzać zamówieniami oraz stanami magazynowymi? Jak generować i przekazywać dokumenty? Jak automatyzować procesy? Żeby nie zaklikać się na śmierć musimy wdrożyć narzędzie, które wesprze i zautomatyzuje sprzedaż. Wybór najlepszego z nich jest często podyktowany skalą biznesu oraz zapleczem IT, które posiadamy do obsługi krajowej sprzedaży. Na rynku (nie tylko polskim) mamy wiele różnych rozwiązań i wskazanie lidera jest w zasadzie niemożliwe. W swojej karierze wykorzystywałem najczęściej: Baselinker (Polska), PrestaShop (globalnie), Afterbuy (Niemcy), plentymarkets (Niemcy i Anglia). Najpopularniejszy z tych systemów (i chyba najtańszy) to Baselinker.
Obecnie pracuje na autorskim systemie 2AV przeznaczonym głównie dla dużych podmiotów, który posiada integracje z najpopularniejszymi europejskimi platformami sprzedażowymi B2C oraz B2B. System 2AV możemy wykorzystać jako kompleksowe narzędzie do prowadzenia własnego biznesu zagranicą. Posiada on również integracje z najpopularniejszymi polskimi ERP’ami.

Najbardziej znanymi zagranicznymi platformami sprzedażowymi są bez wątpienia Amazon oraz ebay. Obaj potentaci maja zalety i wady. Największym atutem Amazon jest możliwość skorzystania jego z procesów fulfilment tzw. FBA (Fulfilment by Amazon). Drugi z potentatów nie posiada takich rozwiązań ale dzięki niemu szybciej zdobędziemy pierwszych, zagranicznych klientów.

Ebay – to platforma, od której (moim zdaniem) powinniśmy rozpocząć. Głównie dlatego, że otrzymamy szybciej pierwsze zamówienia. Stały miesięczny koszt utrzymania konta na ebay to niecałe 35 EUR. Oczywiście do wyboru mamy też droższe abonamenty ale na start najtańsza opcja powinna wystarczyć. W każdej chwili możemy podnieść plan usług. W kwocie abonamentu miesięcznego otrzymujemy manager sprzedaży, sklep ebay oraz proste narzędzia BI. Więcej informacji na temat abonamentów i korzyści z nich płynących znajdziemy na stronie ebay: https://verkaeuferportal.ebay.de/vorteile-eBay-Shops. Abonament to nie jedyny koszt jaki przyjdzie nam pokryć przy sprzedaży na ebay. Oferując produkty na tej platformie musimy się również liczyć z prowizją (zazwyczaj jest to ok. 12% od kwoty sprzedaży brutto) oraz z pobocznymi opłatami (np. za korzystanie z bardziej rozbudowanej galerii zdjęć). Również PayPal, czyli główna metoda płatności na ebay jest dodatkowo płatna.

PayPal – jest głównym systemem płatności na ebay (podobnie jak payu na Allego). Opłaty za korzystanie z tej formy płatności są zależne od wysokości obrotów i zaczynają się od 2,5% + opłata manipulacyjna w wysokości 0,35 EUR. Ponieważ PayPal jest traktowany jako instytucja finansowa, założenie konta będzie wiązało się z weryfikacja tożsamości. Istotną kwestią jest również kraj, w którym zakładamy konto. Jeżeli konto założymy w Polsce to system wymusi na nas podpięcie konta bankowego w PLN.

Amazon – to obecnie największa platforma handlowa na świecie. Z Amazon można współpracować na 2 sposoby: detaliczny przez Seller Central oraz hurtowy przez Vendor Central. To w jaki sposób będziemy działać z gigantem zależy od wielu czynników. Z Seller Central mogą skorzystać wszyscy sprzedawcy natomiast platforma Retail jest skierowana przede wszystkim do producentów i bezpośrednich dystrybutorów.

Amazon Seller Central – miesięczny koszt utrzymania panelu do sprzedaży detalicznej to niecałe 50 EUR. W tej kwocie otrzymujemy manager sprzedaży oraz dostęp do 5 głównych rynków Europy (Niemcy, Anglia, Francja, Włochy oraz Hiszpania). Dodatkowo każda z transakcji jest obarczona prowizją w wysokości 15% od kwoty brutto. Amazon nie pobiera opłat za korzystanie z ich systemu płatności czy sklepu Amazon Brand Store.
Dodatkowe koszty pojawiają się dopiero przy korzystaniu z opcji Fulfilment by Amazon. Dzięki wykorzystaniu FBA nasze oferty zyskają logo „Prime” i będą wyżej pozycjonowane (lub będą częściej zdobywać Buy Box). Ponadto logistyka Amazon przyczyni się do szybszej realizacji zamówień i w przypadku problemów z dostawą weźmie wszelkie nieprzyjemności na siebie (Amazon „chętniej” usuwa negatywne opinie związane z logistyką jeżeli korzystamy z FBA).

Amazon Vendor Central – za korzystanie z tego systemu nie ponosimy żadnych opłat. Ewentualnymi kosztami są warunki cenowe oraz swego rodzaju kary za niedotrzymanie warunków umowy. Współpracując z Amazon w modelu B2B zyskujemy wiele relatywnych korzyści. Przede wszystkim odpadają nam wszelkie tematy związane z rejestracją podatkową i limitami sprzedażowymi, ponieważ będziemy działać jako podmiot Polski. Ponadto, nie musimy przejmować się posprzedażową obsługą klienta oraz zwrotami towarowymi (to leży w gestii Amazon). Również najbardziej problematyczny czynnik jakim jest logistyka do klienta końcowego jest po stronie naszego partnera B2B (my „tylko” dostarczamy towar do center logistycznych Amazon). Niestety ta forma sprzedaży nie jest dla wszystkich i również posiada wady. Największa z nich to zarządzanie ceną zarówno RRP jak i ceną sprzedaży. Chcąc podnieść cenę sprzedaży do Amazon musimy wypełnić odpowiedni dokument, a to i tak nie gwarantuje, że Amazon zaakceptuje zmiany.

W zależności co będziemy sprzedawać nie ograniczajmy się tylko do dwóch powyżej opisanych gigantów. W Europie jest wiele branżowych platform, których udział w rynku stale rośnie.

Na końcu został jeszcze temat logistyki – nie chodzi tylko o firmy transportowe ale również o rozwiązania magazynowe oraz fulfilment. Dla wielu z nas jest to największy generator błędów, a jak wspomniałem wcześniej, zarówno rynek niemiecki jak i same platformy sprzedażowe mają bardzo mały bufor dla wszelkich uchybień. Logistyka to obok Omnichannel drugi klucz to do sukcesu. Starannie dobierajmy partnerów, z którymi będziemy współpracować oraz wprowadźmy odpowiednie zapisy i zmiany w naszych kontach sprzedażowych, żeby utrzymać ich wysokie wskaźniki.