Amazon Vendor Chargebacks

Podczas współpracy w zakresie Amazon Vendor z moimi klientami zauważyłem, że często pada pytanie odnośnie Chargeback’ów. To zagadnienie nie jest skomplikowane i większość osób po kilku pierwszych słowach wyjaśnienie od razu rozumie o co chodzi. Dlaczego zatem pytania o Chargeback’i nagminnie się powtarzają?

Zacznijmy od początku i wyjaśnijmy pojęcie Chargeback

W nomenklaturze Amazon Vendor oznacza „obciążenie zwrotne” – czyli na start wiemy, że jest to koszt dla naszej firmy. Tłumacząc dalej Chargeback’i to nic innego jak kary, które Amazon nalicza za niepoprawną realizację procesów. W panelu Vendor Central i w zakładce wsparcie znajdziemy nawet ogólną definicję:

Jeśli dostawca nie zachowuje zgodności, czyli nie przestrzega standardowych procesów lub nie spełnia określonych wymagań, generuje to dodatkową pracę i koszty dla naszej firmy (Amazon). Niektóre z tych dodatkowych kosztów odzyskujemy za pośrednictwem odliczeń, zwanych obciążeniami zwrotnymi.

Dlaczego Amazon nie nazwał tego obciążenia karą? Ponieważ księgowanie kary jako koszt jest problematyczne. Dlatego używamy sformułowania obciążenie zwrotne lub dopłata za niedotrzymanie warunków współpracy.

Gdzie znajdziemy Chargeback’i?

Obciążenia zwrotne możemy weryfikować z dwóch miejscach. Pierwszy z nich to specyfikacja płatności, którą znajdziemy w panelu Vendor Central, w zakładce „Payments”. Drugie miejsce to status naszego konta (ang. operational performance) w zakładce „Reports”.

Jakie dokumenty Amazon wystawia do Chargeback’ów i jak je księgować?

Amazon do obciążeń zwrotnych wystawia noty debetowe (Debit Note). Ponieważ, są to dokumenty nieobjęte opodatkowaniu (w odróżnieniu od not debetowych i obciążeniowych, które otrzymujemy do warunków cenowych – CoOp) możemy je zaksięgować bezpośrednio w koszty. Wartość Chargeback’u zostanie skompensowana z wypłacanymi środkami za nasze faktury.

Za co Amazon nalicza Chargeback’i?

Pytanie bardziej powinno brzmieć: za co Amazon nie nalicza Chargeback’ów? „Potykaczy” jest sporo i zostały one podzielone na kilka sekcji i podpunktów. Zależało mi, żeby publikacja był zwięzła, dlatego zdecydowałem się na ogólny opis obciążeń. Natomiast szczegółowe informacje znajdziecie w panelu Vendor Central.

Jak uniknąć Chargeback’ów?

Oczywiście złotą radą jest: postępuj zgodnie z zasadami Amazon. Niestety nie zawsze jest to takie proste, tym bardziej, że w niektórych przypadkach jesteśmy po prostu zależni od strony trzeciej (przewoźnika, magazynu, księgowość, działu IT, itp.). Na szczęście jest też światełko w tunelu. Amazon przewiduje pewien bufor na błędy, a jego próg jest zależny od rodzaju przewinienia.

Zdarzają się również sytuacje, w których Amazon bezpodstawnie naliczy Chargeback. Jak wtedy się zachować? Po pierwsze należy sprawdzić jak wysoka jest kwota obciążenia. Czasami jest ona na tyle niska, że nie opłaca się angażować pracownika, ponieważ jego czas będzie nas więcej kosztował niżeli odzyskane środki. W innym przypadku, jeżeli Chargeback jest wysoki to możemy się od niego odwołać zakładając w panelu Vendor Central reklamację/spór. Z doświadczenia wiem, że udowadniając swoją rację Amazon w większości przypadków zwraca skompensowane środki.

Podsumowanie

Często słyszę, że Amazon Vendor „okrada” nas nie wypłacając należności. Natomiast rzeczywistość jest trochę inna. Wiele roszczeń wynika po prostu z nieznajomości warunków współpracy. Inną kwestią jest brak analizy specyfikacji płatności, w której znajdziemy wszystkie ruchy na saldzie (zarówno obciążenia jak i przychody). Owszem Amazon Vendor ma swoje wady, ale żaden marketplace nie jest idealny.

Jeżeli podobał Ci się mój artykuł to proszę zostaw krótki komentarz. Dla Ciebie jest to kilka sekund, a dla mnie znaczy bardzo dużo i motywuje do przygotowania kolejnych publikacji.

Jeżeli potrzebujesz pomocy z zakresu obsługi i sprzedaży na platformie Vendor Central lub chciałbyś się dowiedzieć czegoś innego to jestem do dyspozycji i zapraszam do współpracy.