W jaki sposób samemu zarejestrować się do VAT w Niemczech i zaoszczędzić pieniądze?
Na wielu forach oraz grupach dotyczących sprzedaży międzynarodowej często pada prośba z podaniem biura rachunkowego/firmy, która pomoże nam zarejestrować się do VAT w Niemczech. Oczywiście wszystkim nam zależy na jak najniższych kosztach. Jednak niewielu zdaje sobie sprawę, że można to zrobić samemu i to zupełnie ZA DARMO. Wystarczy wypełnić i wysłać kilka formularzy ale sam proces jest bardzo prosty i nie wymaga specjalistycznej wiedzy księgowo-podatkowej.
Od czego zacząć? Przede wszystkim sprawdźmy, czy nasza polska firma posiada europejski numer NIP. Może jest to oczywiste ale już kilka razy spotkałem się z sytuacją, w której klient dopiął wszystkie niemieckie formalności, a w Polsce zapomniał o rejestracji VAT EU.
W drugim kroku musimy sprawdzić pod jaki Urząd Skarbowy w Niemczech będziemy podlegać. Przynależność do Urzędu Skarbowego zależy od pierwszej litery nazwiska (w przypadku działalności gospodarczej) lub od pierwszej litery w nazwie naszej firmy (w przypadku spółek osobowych i kapitałowych). Poniżej wykaz podziału na dzień 19 stycznia 2020 roku.
Od litery „A” do litery „G” – Urząd Skarbowy w Hameln
Od litery „H” do litery „L” – Urząd Skarbowy w Oranienburg
Od litery „M” do litery „R” – Urząd Skarbowy w Cottbus
Od litery „S” do litery „Ź” – Urząd Skarbowy w Nördlingen
Formalności zaczynamy od pobrania formularza o nazwie „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”, na podstawie którego niemiecki Urząd Skarbowy rozpocznie proces nadawania numerów NIP (Tak! Nie otrzymamy jednego lecz 2 numery NIP). Formularz znajdziemy na każdej ze stron powyższych Urzędów Skarbowych.
WAŻNE! Formularze różnią się w zależności od formy prawnej podmiotu i dzielimy je na 3 typy:
- Jednoosobowa działalność gospodarcza
- Spółka kapitałowa
- Spółka osobowa
Poniżej zamieszczam link do strony z formularzami:
https://fa-oranienburg.brandenburg.de/cms/detail.php/bb1.c.375002.de
Następnie czeka nas uzupełnienie formularza. Zdaję sobie sprawę, że nie każdy włada j. niemieckim dlatego przygotowałem i uzupełniłem (oczywiście fikcyjnymi danymi) przykładowy formularz dla Jednoosobowej Działalności Gospodarczej.
Tak przygotowany formularz wysyłamy na adres Niemieckiego Urzędu Skarbowego, pod który podlegamy i czekamy na odpowiedź tudzież przyznanie numerów NIP. Dodatkowo (nie jest to wymóg konieczny) możemy załączyć zaświadczenie o rezydencji podatkowej (dwujęzyczny wniosek znajdziemy na stronie Niemieckiego Urzędu Skarbowego – link powyżej).
Zapewne pojawi się pytanie „ile czasu może potrwać nadanie niemieckiego NIP’u”? Otóż Urząd Skarbowy ma na to 6 miesięcy czasu z możliwością wydłużenia o kolejne 3 miesiące. Spokojnie! To tylko teoria. W praktyce nie jest tak źle. Średnio będziemy czekać ok 1 miesiąca ale jeżeli w ciągu 45 dni roboczych nie otrzymamy odpowiedzi to warto zadzwonić do Urzędu i zapytać się jaki jest status sprawy.
Z Urzędu powinny przyjść 3 listy. Pierwszy z listów poinformuje nas, jak został rozpatrzony formularz (pozytywnie/negatywnie) oraz czy został nadany numer NIP. Drugi z listów będzie oficjalnym powiadomieniem o nadaniu niemieckiego numeru NIP (takiego z ukośnikami 123 / 123 / 12345). Jest to indywidualny numer wewnętrzny nadawany do kontaktu z Urzędem Skarbowym. W trzecim liście otrzymamy numer, który nas najbardziej interesuje czyli ten z początkiem „DE” – niemiecki numer VAT EU.
Również do zgłoszeń deklaracji podatkowych nie trzeba posiadać specjalistycznej wiedzy. Wystarczy skrupulatnie analizować raporty sprzedażowe, zarejestrować się w ELSTER i elektronicznie składać deklaracje VAT. Więcej na ten temat opiszę w osobnym artykule.
Zgłoszenie do VAT EU w innych krajach wygląda podobnie. Nie są to zabiegi skomplikowane, a można zaoszczędzić trochę pieniędzy.
Warto wiedzieć! Po otrzymaniu niemieckiego numeru NIP powinniśmy zgłosić ten fakt do platform sprzedażowych (Amazon Seller Central, eBay, Real, itp.). Następnie będziemy zobowiązani do przedłożenia zaświadczenia 22f potwierdzającego bycie czynnym płatnikiem VAT. W razie zainteresowania tym tematem proszę o informację, a postaram się przygotować interesujący artykuł.
